Panduan Pengguna Peneliti / Dosen

Panduan lengkap penggunaan Sistem Informasi Manajemen Hibah Sinergi UMKO untuk peneliti dan dosen pengusul.

Pengenalan Sistem

Sinergi UMKO adalah sistem informasi manajemen hibah yang memfasilitasi seluruh proses pengajuan, review, dan pelaporan proposal penelitian dan pengabdian masyarakat.

Peran Pengguna

Peran	Keterangan
Dosen	Mengajukan proposal, mengelola tim, mengisi laporan dan agenda kegiatan
Reviewer	Menilai proposal yang ditugaskan oleh admin
Admin LPPM	Memvalidasi proposal yang masuk dari dosen
Admin Pusat	Mengelola seluruh sistem, menugaskan reviewer, membuat keputusan akhir

Login & Dashboard

Cara Login

1. Buka halaman login

   Akses sistem melalui browser, lalu klik tombol Login di pojok kanan atas halaman beranda.

2. Masukkan kredensial

   Isi username dan kata sandi yang telah diberikan oleh administrator, lalu klik Masuk.

3. Pilih peran aktif

   Jika akun Anda memiliki lebih dari satu peran, pilih peran Dosen untuk mengakses fitur pengajuan proposal.

Tampilan Dashboard Dosen

Setelah login dengan peran Dosen, Anda akan melihat dashboard yang menampilkan ringkasan aktivitas:

Dashboard juga menampilkan 5 proposal terbaru, ringkasan per kategori (penelitian / pengabdian), dan filter tahun untuk menyaring data berdasarkan periode.

Profil & Peran

Klik nama pengguna di pojok kanan atas navbar, lalu pilih Profil Saya untuk melihat dan mengubah data diri.

Data	Keterangan
Nama Lengkap	Nama depan dan belakang yang tampil di proposal
NIP / NIDN	Nomor induk pegawai / dosen
Email	Alamat email untuk notifikasi
Fakultas / Prodi	Unit asal dosen
No. HP	Nomor telepon yang bisa dihubungi

Melihat Skema Hibah

Sebelum membuat proposal, Anda perlu memilih skema hibah yang sesuai. Akses daftar skema melalui menu Proposal → Daftar Skema di sidebar.

Filter Skema

Filter	Keterangan
Tahun	Memilih berdasarkan tahun periode hibah
Kategori	Penelitian atau Pengabdian Masyarakat
Status	Terbuka (masih bisa didaftar) atau Tertutup

Klik nama skema untuk melihat detail: deskripsi, batas maksimum dana (total dana), template dokumen yang dapat diunduh, dan daftar luaran wajib.

Membuat Proposal

Proposal dibuat melalui wizard 7 langkah. Akses melalui tombol Ajukan Proposal Baru di halaman Daftar Skema atau Dashboard.

1Langkah 1: Skema & Judul

1. Pilih skema

   Pilih skema hibah dari daftar yang tersedia. Skema tidak dapat diubah setelah disimpan.

2. Isi judul proposal

   Masukkan judul yang singkat, padat, dan menggambarkan isi penelitian/pengabdian.

3. Klik Simpan & Lanjut

   Sistem akan membuat draft proposal dan membawa Anda ke langkah berikutnya.

2Langkah 2: Narasi

Isi tiga bagian narasi proposal menggunakan editor teks kaya (rich text):

Bagian	Isi yang Diharapkan
Latar Belakang	Permasalahan yang melatarbelakangi penelitian/pengabdian, relevansi, dan urgensi
Tujuan	Target dan sasaran yang ingin dicapai
Metode	Pendekatan dan metode yang digunakan dalam pelaksanaan

3Langkah 3: Luaran

Pilih target luaran (output) dari daftar yang tersedia. Beberapa luaran bersifat wajib sesuai skema dan sudah dipilih otomatis.

4Langkah 4: Dokumen

Dokumen	Wajib?	Keterangan
File Proposal (PDF)	✓ Wajib	Dokumen proposal utama dalam format PDF
Dokumen Pendukung	Opsional	Lampiran tambahan jika diperlukan
Surat Kesanggupan	Opsional	Surat kesanggupan pelaksanaan kegiatan

5Langkah 5: Tim

Daftarkan anggota tim peneliti/pelaksana. Anda sebagai Ketua sudah otomatis terdaftar.

1. Cari anggota

   Ketikkan nama atau NIP dosen di kolom pencarian. Sistem menampilkan daftar dosen yang terdaftar.

2. Tambahkan ke tim

   Klik tombol Tambah untuk memasukkan dosen sebagai anggota.

3. Hapus anggota

   Klik ikon hapus di baris anggota yang ingin dikeluarkan dari tim.

6Langkah 6: RAB (Rencana Anggaran Biaya)

Masukkan rencana anggaran yang dibutuhkan. Setiap baris RAB terdiri dari:

Kolom	Keterangan
Uraian	Deskripsi kegiatan/belanja
Komponen	Jenis belanja: honorarium, perjalanan, konsumsi, peralatan, dll.
Qty	Jumlah satuan
Harga Satuan	Harga per satuan (Rp)
Total	Dihitung otomatis: Qty × Harga Satuan

7Langkah 7: Konfirmasi & Pengiriman

Halaman konfirmasi menampilkan rekap lengkap semua data yang telah diisi. Periksa kembali seluruh informasi sebelum mengirim.

Alur Status Proposal

Status	Artinya	Tindakan Dosen
Draft	Masih dalam pengisian	Edit, lengkapi, dan kirim
Dikirim	Sudah dikirim, menunggu validasi LPPM	Hanya melihat
Ditolak LPPM	LPPM mengembalikan proposal	Edit dan kirim ulang
Valid LPPM	LPPM menyetujui, menunggu reviewer	Hanya melihat
Review	Sedang dinilai reviewer	Hanya melihat, dapat melihat hasil review
Diterima	Proposal disetujui admin pusat	Buat laporan & agenda kegiatan
Ditolak	Proposal ditolak admin pusat	Tidak ada tindak lanjut
Tuntas	Semua kewajiban telah dipenuhi	Selesai

Daftar Proposal

Akses melalui menu Proposal di sidebar. Halaman ini menampilkan seluruh proposal yang pernah Anda ajukan.

Filter & Pencarian

Filter	Keterangan
Status	Draft, Dikirim, Review, Diterima, dll.
Tahun	Tahun periode hibah
Kategori	Penelitian atau Pengabdian
Pencarian	Cari berdasarkan judul atau nama skema

Edit & Hapus Draft

1. Buka detail proposal

   Klik ikon mata () di baris proposal yang ingin diedit.

2. Klik Edit

   Klik tombol Edit untuk masuk ke wizard dan mengubah data.

3. Hapus draft

   Draft yang belum dikirim dapat dihapus permanen melalui tombol Hapus di halaman detail.

Manajemen Tim

Anggota tim dapat ditambah atau dihapus hanya selama proposal masih berstatus Draft. Pengelolaan tim dapat dilakukan di langkah 5 wizard atau melalui menu manajemen anggota di halaman detail proposal.

Laporan Kemajuan & Akhir

Setelah proposal berstatus Diterima, sistem secara otomatis membuat dua template laporan untuk Anda isi:

Mengisi & Mengirim Laporan

1. Buka Laporan

   Akses melalui menu Laporan atau dari halaman detail proposal.

2. Isi deskripsi

   Tuliskan ringkasan kemajuan atau hasil yang telah dicapai.

3. Unggah file laporan

   Upload dokumen laporan dalam format PDF.

4. Kirim

   Klik Kirim Laporan untuk mengubah status menjadi Menunggu Verifikasi.

Alur Status Laporan

Agenda Kegiatan

Agenda digunakan untuk mendokumentasikan setiap aktivitas kegiatan penelitian atau pengabdian yang telah dilaksanakan.

Membuat Agenda

1. Akses menu Agenda

   Dari halaman detail proposal yang sudah diterima, klik tab atau menu Agenda.

2. Isi data agenda

   Isi nama kegiatan, deskripsi, tanggal & waktu, lokasi, dan persentase kemajuan.

3. Unggah dokumentasi

   Tambahkan foto dokumentasi kegiatan beserta deskripsinya.

4. Simpan

   Klik Simpan untuk menyimpan agenda.

Luaran Penelitian

Luaran adalah hasil konkret dari penelitian/pengabdian (artikel, buku, HKI, dll.). Sistem melacak status setiap luaran yang ditetapkan saat pengajuan.

Alur Status Luaran

Update status luaran melalui halaman detail proposal. Anda dapat mengisi tautan publikasi, DOI, dan mengunggah berkas bukti luaran.

Menjadi Reviewer

Jika akun Anda juga memiliki peran Reviewer, Anda dapat beralih ke peran tersebut via tombol ganti peran di navbar.

Alur Penilaian Review

1. Cek penugasan

   Buka menu Penugasan Review untuk melihat proposal yang ditugaskan kepada Anda.

2. Baca proposal

   Klik detail proposal untuk membaca isi lengkap, termasuk narasi, tim, RAB, dan dokumen.

3. Isi formulir penilaian

   Berikan skor pada 5 aspek berikut:

Aspek Penilaian	Skor Maks.
Kebaruan (Novelty)	25
Metode Penelitian	25
Kelayakan Pelaksanaan	20
Luaran yang Dijanjikan	15
Kewajaran Anggaran	15

Berikan rekomendasi: Diterima, Diterima dengan Revisi, atau Ditolak, serta catatan untuk pengusul.

Edit Profil & Kata Sandi

1. Buka Profil

   Klik nama Anda di navbar → Profil Saya.

2. Klik Edit Profil

   Tombol edit ada di halaman profil.

3. Ubah data

   Perbarui nama, email, nomor HP, fakultas, dan prodi sesuai kebutuhan.

4. Ganti kata sandi (opsional)

   Isi kolom Kata Sandi Baru hanya jika ingin menggantinya. Kosongkan jika tidak ingin mengubah.

5. Simpan

   Klik Simpan Perubahan.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Mengapa saya tidak bisa membuat proposal baru?

Kemungkinan penyebab: (1) tidak ada skema yang sedang terbuka, (2) Anda sudah terdaftar sebagai ketua pada skema dengan kategori yang sama di periode yang sama.

Bagaimana jika proposal saya dikembalikan LPPM?

Status akan berubah menjadi Ditolak LPPM. Baca catatan yang diberikan LPPM, perbaiki proposal, lalu kirim ulang.

Kapan laporan dapat dibuat?

Laporan hanya dapat dibuat setelah proposal berstatus Diterima. Sistem membuat template laporan secara otomatis.

Bagaimana saya tahu proposal sudah diterima?

Status di halaman daftar proposal akan berubah menjadi Diterima. Dashboard juga akan memperbarui hitungan proposal diterima.

Bisakah saya menjadi anggota di proposal orang lain?

Ya. Anda bisa menjadi anggota pada proposal orang lain, bahkan pada beberapa proposal sekaligus. Keterbatasan hanya berlaku untuk peran Ketua.

Apa yang dimaksud proposal Tuntas?

Proposal dinyatakan Tuntas jika semua syarat terpenuhi: minimal satu agenda kegiatan tercatat, laporan kemajuan dan akhir sudah disetujui, serta semua luaran wajib sudah dipublikasikan atau diterima.

---

Panduan Pengguna Sinergi UMKO  |  Lihat Panduan Admin →