Panduan Administrator Sinergi UMKO

Panduan lengkap pengelolaan sistem untuk Admin Pusat dan Admin LPPM — mencakup konfigurasi, manajemen proposal, penugasan reviewer, monitoring laporan, dan pengelolaan konten.

Pengenalan & Peran Admin

Sistem Sinergi UMKO memiliki dua tingkatan admin yang memiliki akses berbeda:

Panel Admin vs Tampilan Peneliti

Saat login sebagai admin, sistem secara otomatis mengarahkan ke Panel Admin yang memiliki tampilan terpisah dari antarmuka peneliti. Jika akun memiliki peran ganda (misal: dosen + admin), gunakan Ganti Peran di navbar untuk berpindah.

Login & Dashboard

Cara Login ke Panel Admin

1. Akses halaman login

   Buka sistem di browser, lalu klik Login di halaman beranda.

2. Masukkan kredensial

   Isi username dan kata sandi, lalu klik Masuk.

3. Panel Admin terbuka

   Sistem otomatis mengarahkan ke dashboard admin dengan sidebar navigasi di sisi kiri.

Isi Dashboard Admin

Grafik & Filter Periode

Admin Pusat

Dashboard Admin Pusat dilengkapi 5 grafik interaktif yang dapat difilter berdasarkan periode hibah.

Grafik	Keterangan
Proposal per Tahun	Grafik batang yang membandingkan jumlah proposal penelitian dan pengabdian tiap tahun
Tren Bulanan	Grafik area yang menampilkan tren pengiriman proposal per bulan dalam satu tahun
Distribusi Status Proposal	Grafik donat yang menampilkan proporsi tiap status proposal
Distribusi Status Laporan	Grafik donat yang menampilkan proporsi status laporan (disetujui, revisi, dll.)
Penugasan Reviewer	Grafik batang horizontal yang menampilkan beban reviewer per nama reviewer

Cara Menggunakan Filter Periode

1. Temukan dropdown Filter Periode

   Tersedia di pojok kanan atas area dashboard, sejajar dengan judul halaman.

2. Pilih periode yang diinginkan

   Pilih nama periode dari daftar, lalu klik Terapkan. Semua kartu statistik dan grafik akan diperbarui.

3. Reset filter

   Pilih "Semua Periode" untuk menampilkan data keseluruhan tanpa filter.

Menyimpan Grafik sebagai Gambar

Setiap grafik memiliki tombol Simpan di pojok kanan judul grafik. Klik tombol tersebut untuk mengunduh grafik sebagai file PNG dengan latar putih, siap untuk disertakan dalam laporan.

Daftar Pengguna

Keduanya

Halaman Kelola Pengguna menampilkan seluruh akun yang terdaftar di sistem beserta peran, status, dan informasi kontak.

Filter & Pencarian

Gunakan form filter di bagian atas halaman untuk menyaring daftar:

• Filter Role — pilih peran spesifik (Dosen, Admin LPPM, Reviewer, Admin Pusat)
• Pencarian — cari berdasarkan username, nama lengkap, email, atau NIP
• Klik tombol ikon untuk mereset semua filter

Kolom Tabel

Kolom	Isi
Pengguna	Nama lengkap dan username (@username)
Kontak	Email dan NIP (jika ada)
Role	Badge warna tiap peran yang dimiliki akun
Status	Aktif (hijau) atau Nonaktif (merah)
Login Terakhir	Tanggal dan waktu login terakhir
Aksi	Tombol Detail dan Edit

Tambah Pengguna

Keduanya

Klik tombol Tambah Pengguna Baru di pojok kanan atas halaman daftar pengguna.

1. Isi data dasar

   Masukkan username, nama depan, nama belakang, email, dan NIP (opsional).

2. Pilih peran

   Centang satu atau lebih peran dari daftar: Dosen, Admin LPPM, Reviewer, Admin Pusat. Satu akun dapat memiliki beberapa peran sekaligus.

3. Isi informasi profil

   Isi Fakultas dan Program Studi sebagai informasi profil awal.

4. Atur kata sandi

   Masukkan kata sandi awal. Pengguna dapat menggantinya sendiri setelah login pertama.

5. Simpan

   Klik Simpan. Sistem akan mengarahkan ke halaman detail pengguna yang baru dibuat.

Edit & Hapus Pengguna

Keduanya

Edit Pengguna

Dari halaman detail pengguna, klik Edit untuk mengubah:

• Nama, email, NIP, nomor telepon
• Peran (role) — bisa ditambah atau dikurangi
• Fakultas dan program studi
• Kata sandi baru (biarkan kosong jika tidak ingin mengubah)

Hapus Pengguna

Dari halaman detail pengguna, klik Hapus. Sistem akan menampilkan daftar data terkait yang akan ikut terhapus (proposal, laporan, dll.) sebelum konfirmasi.

Manajemen Periode

Admin Pusat

Periode adalah jendela waktu penerimaan proposal (misal: Hibah Penelitian 2025). Setiap skema hibah dikaitkan dengan satu periode.

Membuat Periode Baru

1. Buka menu Periode

   Navigasi ke Sidebar → Periode.

2. Klik Tambah Periode

   Klik tombol + Tambah Periode di bagian kanan atas.

3. Isi formulir

   Masukkan Nama Periode, Tahun, Tanggal Buka, dan Tanggal Tutup penerimaan proposal.

4. Simpan

   Klik Simpan. Periode aktif akan langsung terlihat oleh peneliti di halaman skema hibah.

Edit & Hapus Periode

Dari daftar periode, gunakan tombol untuk edit atau untuk hapus. Periode yang sudah memiliki skema atau proposal tidak dapat dihapus.

Manajemen Skema

Admin Pusat

Skema adalah kategori hibah spesifik dalam suatu periode (misal: Penelitian Dasar, Pengabdian Masyarakat). Peneliti memilih skema saat membuat proposal.

Membuat Skema Baru

1. Buka menu Skema

   Navigasi ke Sidebar → Skema.

2. Klik Tambah Skema

   Klik tombol + Tambah Skema.

3. Isi data skema

   Masukkan Nama Skema, pilih Periode, pilih Kategori (Penelitian / Pengabdian), isi Deskripsi, dan batas Anggaran Maksimum.

4. Simpan

   Skema akan langsung tersedia bagi peneliti untuk dipilih saat pengajuan proposal.

Field	Keterangan
Nama Skema	Nama resmi skema hibah
Periode	Periode hibah yang terkait
Kategori	Penelitian atau Pengabdian Masyarakat
Deskripsi	Penjelasan singkat tujuan dan syarat skema
Anggaran Maksimum	Batas maksimum anggaran yang dapat diajukan (Rupiah)

Master Luaran

Admin Pusat

Master Luaran adalah daftar jenis luaran penelitian yang dapat dipilih oleh peneliti saat mengisi proposal (misal: Artikel Jurnal Nasional, Prosiding Internasional, Paten).

1. Buka menu Luaran

   Navigasi ke Sidebar → Luaran.

2. Tambah jenis luaran baru

   Klik + Tambah Luaran, isi nama jenis luaran, lalu simpan.

3. Edit atau hapus

   Gunakan tombol aksi di kolom kanan tabel untuk memperbarui atau menghapus jenis luaran. Luaran yang sudah dipakai peneliti tidak dapat dihapus.

Alur Status Proposal

Keduanya

Setiap proposal melewati alur status berikut dari awal hingga selesai:

Proposal yang tidak lulus keputusan akhir akan berstatus Rejected.

Status	Aktor	Keterangan
Draft	Peneliti	Proposal sedang disusun, belum dikirim
Submitted	Peneliti	Peneliti telah mengirimkan proposal ke LPPM
Validated LPPM	Admin LPPM	Admin LPPM telah memvalidasi dan meneruskan ke pusat
Review	Admin Pusat	Reviewer telah ditugaskan dan sedang melakukan penilaian
Accepted	Admin Pusat	Proposal diterima, peneliti dapat mengerjakan dan melaporkan
Tuntas	Admin Pusat	Laporan akhir telah diverifikasi dan hibah dinyatakan selesai
Rejected	Admin Pusat	Proposal ditolak pada tahap keputusan akhir

Validasi Proposal (Admin LPPM)

Admin LPPM

Admin LPPM bertugas memeriksa kelengkapan proposal sebelum diteruskan ke Admin Pusat untuk ditinjau lebih lanjut.

Langkah Validasi

1. Buka daftar proposal masuk

   Navigasi ke Sidebar → Proposal LPPM. Halaman ini hanya menampilkan proposal berstatus Submitted.

2. Klik proposal untuk memeriksa

   Buka halaman detail proposal. Periksa kelengkapan dokumen, anggota tim, RAB, dan lampiran berkas.

3. Pilih tindakan validasi

   Tersedia dua tombol di halaman detail:

   • Validasi LPPM — menandai proposal sebagai valid dan siap diteruskan (status: Validated by LPPM)
   • Kirim ke Pusat — meneruskan proposal ke Admin Pusat untuk ditinjau lebih lanjut
4. Konfirmasi tindakan

   Sistem akan meminta konfirmasi sebelum mengubah status. Klik Ya, Lanjutkan untuk menerapkan.

Penugasan Reviewer

Admin Pusat

Admin Pusat menugaskan satu atau lebih reviewer untuk menilai proposal yang telah melewati validasi LPPM.

1. Buka detail proposal

   Dari daftar proposal, klik ikon pada proposal berstatus Validated LPPM.

2. Klik Tugaskan Reviewer

   Di bagian bawah halaman detail, klik tombol Tugaskan Reviewer.

3. Pilih reviewer

   Dari form penugasan, pilih satu atau lebih pengguna yang memiliki peran Reviewer. Beban penugasan tiap reviewer ditampilkan sebagai referensi.

4. Simpan penugasan

   Klik Simpan. Status proposal otomatis berubah ke Review. Setiap reviewer yang ditugaskan akan mendapat notifikasi di dashboard mereka.

Keputusan Proposal

Admin Pusat

Setelah proses review selesai, Admin Pusat memberikan keputusan akhir pada proposal.

Menerima Proposal

1. Buka detail proposal berstatus Review

   Navigasi ke daftar proposal, filter berdasarkan status Review, lalu klik proposal yang akan diputuskan.

2. Klik Terima Proposal

   Klik tombol Terima di halaman detail. Status berubah ke Accepted.

3. Peneliti mendapat akses pelaporan

   Setelah diterima, peneliti dapat mengisi laporan kemajuan dan laporan akhir.

Menolak Proposal

1. Klik Tolak Proposal

   Di halaman detail proposal berstatus Review, klik tombol Tolak.

2. Konfirmasi penolakan

   Sistem akan meminta konfirmasi. Status proposal akan berubah ke Rejected.

Menandai Proposal Tuntas / Tidak Tuntas

Untuk proposal berstatus Accepted yang telah selesai masa pelaksanaannya:

• Tandai Tuntas — peneliti telah memenuhi seluruh kewajiban pelaporan. Status berubah ke Tuntas.
• Tandai Tidak Tuntas — peneliti tidak memenuhi kewajiban. Status tetap Accepted namun diberi tanda tidak tuntas untuk keperluan audit.

Edit Data Proposal

Admin Pusat

Admin Pusat dapat mengedit data proposal pada kondisi tertentu (koreksi data administratif, perbaikan yang diminta peneliti).

1. Buka detail proposal

   Dari daftar proposal, klik ikon lalu klik tombol Edit.

2. Ubah data yang diperlukan

   Formulir edit mencakup: judul, narasi, tim anggota, RAB, dan lampiran berkas.

3. Simpan perubahan

   Klik Simpan. Perubahan dicatat di sistem beserta informasi pengubah dan waktu perubahan.

Daftar & Monitoring Proposal

Keduanya

Halaman daftar proposal menyediakan tampilan tabel seluruh proposal beserta filter yang komprehensif.

Filter Tersedia

Sistem juga menyediakan tab Penelitian dan Pengabdian di sidebar untuk langsung melihat proposal berdasarkan kategori.

Monitoring Laporan

Keduanya

Admin dapat memonitor laporan kemajuan dan laporan akhir yang dikirimkan oleh peneliti.

Menyetujui Laporan

1. Buka menu Laporan

   Navigasi ke Sidebar → Laporan. Tampil daftar semua laporan yang masuk.

2. Klik laporan untuk memeriksa

   Buka detail laporan, periksa konten dan berkas yang dilampirkan peneliti.

3. Klik Setujui

   Jika laporan memenuhi syarat, klik Setujui Laporan. Status laporan berubah menjadi Disetujui.

Meminta Revisi

1. Klik Minta Revisi

   Di halaman detail laporan, klik tombol Minta Revisi.

2. Isi catatan revisi

   Masukkan keterangan spesifik tentang apa yang perlu direvisi oleh peneliti, lalu kirim.

3. Peneliti menerima notifikasi

   Peneliti akan melihat status laporan berubah ke Perlu Revisi beserta catatan dari admin.

Export Data

Keduanya

Semua halaman daftar (Proposal, Pengguna, Laporan) menyediakan tombol export di pojok kanan judul tabel.

Format Export yang Tersedia

Format	Keterangan	Cocok Untuk
Excel (.xlsx)	Spreadsheet dengan styling: header warna, baris alt, freeze panes	Analisis data, pivot, grafik di spreadsheet
PDF	Dokumen A4 landscape dengan tabel berformat, siap cetak	Laporan tertulis, arsip, presentasi ke pimpinan

Manajemen Artikel

Keduanya

Admin dapat mengelola konten berita dan informasi yang ditampilkan di halaman beranda situs publik.

Membuat Artikel Baru

1. Buka menu Artikel

   Navigasi ke Sidebar → Konten → Artikel.

2. Klik Tambah Artikel

   Klik tombol + Tambah Artikel.

3. Isi konten artikel

   Isi Judul, pilih Kategori, masukkan Konten (mendukung format rich-text), dan atur Status (Draft / Diterbitkan).

4. Simpan atau terbitkan

   Klik Simpan sebagai Draft untuk menyimpan tanpa mempublikasikan, atau pilih status Diterbitkan untuk langsung tampil di situs.

Status Artikel

Status	Keterangan
Draft	Artikel masih disusun, tidak tampil di situs publik
Diterbitkan	Artikel tampil di halaman beranda dan dapat dibaca pengunjung
Diarsipkan	Artikel sudah tidak aktif, tidak tampil di situs

Aksi Massal pada Artikel

Centang beberapa artikel di daftar, lalu gunakan Aksi Massal di bar bawah untuk:

• Mengubah status banyak artikel sekaligus (Draft → Diterbitkan, dll.)
• Menghapus beberapa artikel sekaligus

Kategori Artikel

Keduanya

Kategori digunakan untuk mengelompokkan artikel di situs. Setiap artikel wajib memiliki minimal satu kategori.

1. Buka menu Kategori

   Navigasi ke Sidebar → Konten → Kategori.

2. Tambah atau edit kategori

   Isi Nama Kategori dan Deskripsi singkat, lalu simpan.

Manajemen Berkas

Keduanya

Berkas adalah file unduhan yang disediakan sistem untuk peneliti (template dokumen, panduan, SK, dll.).

1. Buka menu Berkas

   Navigasi ke Sidebar → Konten → Berkas.

2. Upload berkas baru

   Klik + Upload Berkas, isi Judul dan Deskripsi, lalu pilih file dari komputer Anda.

3. Berkas tersedia di situs

   Berkas yang diunggah akan muncul di halaman publik beranda dan dapat diunduh oleh peneliti.

Manajemen Menu

Admin Pusat

Admin Pusat dapat mengatur navigasi menu yang tampil di situs publik.

Struktur Menu

Menu memiliki dua tingkat:

• Menu — kelompok navigasi utama (misal: Penelitian, Pengabdian, Informasi)
• Item Menu — tautan individual di dalam sebuah menu (misal: Panduan Peneliti, FAQ)

Menambah Menu Baru

1. Buka menu Menu

   Navigasi ke Sidebar → Konten → Menu.

2. Tambah menu

   Klik + Tambah Menu, isi nama dan urutan tampil, lalu simpan.

3. Tambah item ke dalam menu

   Dari daftar menu, klik menu yang ingin diisi, lalu klik + Tambah Item. Isi label tautan dan tujuan URL atau pilih halaman internal.

Pengaturan Sistem

Admin Pusat

Pengaturan sistem mengatur informasi umum aplikasi yang tampil di seluruh halaman.

Pengaturan	Keterangan
Nama Aplikasi	Nama sistem yang tampil di judul browser dan header
Nama Singkat	Akronim yang tampil di navbar dan breadcrumb
Instansi / Universitas	Nama institusi pemilik sistem
Logo / Favicon	Ikon aplikasi yang tampil di tab browser
Mode Maintenance	Aktifkan untuk menampilkan halaman maintenance saat sistem dalam pemeliharaan

Mode Maintenance

Saat mode maintenance diaktifkan, seluruh pengguna yang bukan admin akan melihat halaman "Sistem dalam pemeliharaan". Admin tetap dapat mengakses sistem secara normal.

Aksi Massal

Keduanya

Hampir semua halaman daftar mendukung aksi massal untuk memproses banyak data sekaligus.

Cara Menggunakan Aksi Massal

1. Centang item yang diinginkan

   Gunakan checkbox di baris tiap item. Centang di header tabel untuk memilih semua item di halaman saat ini.

2. Bar aksi massal muncul

   Setelah minimal satu item dipilih, bar aksi massal muncul di bagian bawah layar (fixed) menampilkan jumlah item terpilih.

3. Pilih aksi

   Pilih aksi yang tersedia (Hapus, Ubah Status, dll.) dari dropdown di bar aksi massal.

4. Konfirmasi

   Klik Terapkan. Sistem akan meminta konfirmasi sebelum menjalankan aksi.

Halaman	Aksi Massal Tersedia
Daftar Pengguna	Hapus pengguna, kirim email
Daftar Proposal	Hapus proposal, ubah status
Daftar Artikel	Hapus artikel, ubah status (draft / terbit / arsip)

FAQ Admin

Bagaimana jika reviewer belum tersedia?

Pastikan akun pengguna dengan peran Reviewer sudah dibuat melalui halaman Kelola Pengguna. Setelah ditambahkan peran Reviewer, nama mereka akan muncul di form penugasan reviewer.

Bisakah satu proposal ditinjau lebih dari satu reviewer?

Ya. Pada form penugasan reviewer, Anda dapat memilih beberapa reviewer sekaligus untuk satu proposal.

Bagaimana cara membatalkan validasi LPPM yang sudah dilakukan?

Validasi LPPM tidak dapat dibatalkan secara langsung. Jika terdapat kesalahan, hubungi Admin Pusat untuk menyesuaikan status proposal secara manual melalui fitur Edit Proposal.

Export data tidak muncul semua data?

Export menggunakan filter yang aktif saat ini. Pastikan tidak ada filter yang tidak disengaja aktif — reset semua filter terlebih dahulu jika ingin mengekspor seluruh data.

Apa yang terjadi pada laporan jika proposal ditolak?

Proposal yang ditolak (Rejected) tidak memiliki akses laporan. Peneliti tidak dapat membuat atau mengakses laporan untuk proposal yang ditolak.

Bagaimana cara mengaktifkan kembali sistem setelah maintenance?

Buka Pengaturan Sistem, cari opsi Mode Maintenance, dan ubah ke posisi nonaktif. Simpan perubahan — sistem langsung dapat diakses kembali oleh seluruh pengguna.

Bisakah Admin LPPM melihat seluruh proposal, bukan hanya yang divalidasinya?

Ya. Admin LPPM memiliki akses ke daftar seluruh proposal untuk keperluan monitoring, namun tindakan validasi hanya berlaku pada proposal berstatus Submitted.